Ist Microsoft 365 DSGVO-konform?

Die Datenschutzkonferenz (DSK) hat 2022 festgestellt, dass Microsoft 365 in der Standardkonfiguration nicht DSGVO-konform betrieben werden kann. Der US CLOUD Act erlaubt US-Behörden Zugriff auf Daten bei US-Unternehmen – auch wenn die Server in der EU stehen. KMU müssen zusätzliche Maßnahmen treffen oder auf souveräne Alternativen umsteigen.

Welche Open-Source-Alternativen zu Microsoft 365 gibt es?

Die wichtigsten Alternativen: Nextcloud Hub (Dateien, Kalender, Talk – ersetzt OneDrive, SharePoint, Teams), LibreOffice/Collabora Online (ersetzt Word, Excel, PowerPoint), Open-Xchange App Suite (ersetzt Outlook/Exchange), Element/Matrix (ersetzt Teams-Chat), Jitsi Meet (ersetzt Teams-Video). Alle selbst-hostbar und DSGVO-konform.

Was kostet der Umstieg von Microsoft 365 auf Open Source?

Einmalige Migrationskosten: 5.000-15.000 Euro für ein KMU mit 30 Mitarbeitern. Laufende Kosten: 3-8 Euro pro Nutzer/Monat (statt 12-22 Euro bei Microsoft 365). Amortisation in 12-18 Monaten. Förderung über BAFA (bis 50%, max. 1.750 Euro) oder Digitalbonus Bayern (Standard bis 7.500 Euro, Plus bis 30.000 Euro bei besonderem Innovationsgehalt) möglich.

Kann ich Microsoft 365 und Open Source parallel nutzen?

Ja, ein Hybrid-Ansatz ist der empfohlene Einstieg. Typisch: Microsoft 365 für E-Mail und Kalender behalten, Nextcloud für Dateispeicherung einführen, LibreOffice für Dokumentenbearbeitung nutzen. So reduzieren Sie schrittweise die Abhängigkeit ohne Produktivitätsverlust.

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